Простые техники обыкновенного планирования

Я не сторонник замудренных теорий и решений. Если некая метода по оптимизации моей жизни и работы требует больших усилий, использует запутанные механизмы и пр. - я это не применяю. Я люблю простые, эффективные решения. Одним из таких являются принципы организации своего рабочего времени о которых я расскажу ниже. С тех пор, как я сам стал руководителем, мне пришлось серьезно озадачиться вопросами оптимизации своего времени.

Когда я был рядовым prodajnikом – все было несколько проще. И вот я начал искать решения в интернете.

На интересном сайте Глеба Архангельского www.improvement.ru я нашел цикл статей об использовании Microsoft Outlook для тайм-менеджмента, и в одной из них простую методику. Все рабочие дела, планы, задачи делятся на 3 основных группы:

Стратегические
Это то, чего я хочу достигнуть в долгосрочной перспективе. Например применительно к работе – хочу чтобы prodajniki в нашей филиальной сети(в др. городах РФ) стали продавать новый продукт. Но как мы знаем, тут надо не забыть о конкретике. Это один из важнейших параметров классического целеполагания. Детально его сейчас рассматривать не будем – об этом и без меня много написано(срок достижения цели, критерий достижения и пр). Вы должны это знать. Поэтому, я например пишу, что-то типа: «Продажи продукта такого-то в филиальной сети в 2009 году – 10 000 000 руб.»

Тактические
Тактика - линия поведения, а также совокупность приёмов и способов для достижения какой-либо цели.
Чтобы продажи в филиалах пошли, мне требуется в течение года приложить усилия и провести мероприятия, но это среднесрочные тактические цели. На их выполнение требуется так же время.

Например:
- Разработать учебное пособие для обучение prodajnikov(срок, результат)
- Провести тренинги по новому продукту по филиальной сети(срок, результат)
- Разработать и внедрить инструкции по оформлению продаж(срок, результат)
и т.д.

Оперативные
Это дела или задачи, которые решаются мной в течение дня. Сегодня. Опять же, это могут быть как составные части – тактических задач, так и сторонние.

Например:
- Спланировать календарь моих командировок по филиалам(можно сделать же за день)
- Дополнить и изменить документ - стандартный заказ для продажи нового продукта
- Подготовить отчет о продажах в г. N для руководства
и т.д.

Еще одно очень важное примечание
Всегда надо помнить о правильной расстановке приоритетов. Надеюсь вы в курсе методики из «7 навыков эффективных людей» С. Кови. Там про это просто и доходчиво написано(квадрат из 4-х частей – срочное, важное и т.д.).

Еще хочу добавить, что когда вам очень сложно решить – что сейчас делать. И это касается именно продаж – делайте то, что ближе всего к деньгам. То есть – то что быстрей принесет вам доход – бонусы, комиссионные и пр. Ну и еще не забывайте работать над будущем(самый простой пример – делать холодные звонки и встречи, даже если у вас уже солидная клиентская база).

Где это все планируется
Далее, это все заносится мной в Microsoft Outlook – и каждый день, у меня полная картина моих стратегических и тактических целей – а так же оперативных дел. Как это делать? Отсылаю вас на сайт, который указывал вначале статьи. Блокноты – зло и вчерашний день, даже для обычных prodajnikov – давно уже есть CRM. Очень рекомендую освоить Outlook – в данный момент во многих компаниях он является корпоративным стандартом. Я лично в этом убедился. Даже если сейчас он не применяется у вас на текущем месте работы, возможно вы с ним столкнетесь на другом. Это очень мощный и просто инструмент.

Я все это написал обзорно – но если вы приложите усилия и начнете все это применять посмотрев первоисточники, я думаю результат – вам гарантирован. На одном из моих предыдущих мест работы, в крупной иностранной компании, были так удивлены этими методиками, что попросили меня обучить им всех моих коллег. Компания эффективно применяла теорию С. Кови. Но никто не знал, что так же можно просто все планировать – на практике используя Outlook и деление на стратегию, тактику и оперативку. Те мои коллеги, кто не упирался и был открыт новым идеям – скоро оценили преимущества такой организации своего рабочего времени.

Если и брать работу на дом, то делать это эффективно.

Есть различные мнения насчет стоит ли брать работу на дом, работать больше 8-ми часов в день и т.д. Даже более того, в разных организациях по-разному относятся к переработкам в офисах. Я считаю, что если и работать дома - то с удовольствием и эффективно. Это означает, что надо брать тот "груз" домой - который ты потянешь.

Долгое время, особенно когда я много постоянно «бывал в полях», я просто не успевал решать какие-то «сидячие задачи» в офисе. Виной тому автомобильные пробки, разъездной характер работы и пр. Перед сном приходилось еще работать дома, и даже больше – я докатился до того, что множество офисных задач планировал целенаправленно на дом, особенно на выходные! А это очень вредная привычка! Она создает «эффект загнанности».
После прочтения и изучения методов того же Архангельского, ко мне пришло понимание – что я действовал не совсем верно. И даже при такой моей политике, у меня были трудности:

1. По возвращении с работы, я не мог себя заставить еще 2 часа тратить на разбор и выполнения офисных задач дома. А если и заставлял, то выполнял не более 30% запланированного!

2. По выходным вообще, все скатывалось к тому, что в течение всего всего уикенда я находил разные «отмазки» и список задач висел надо мной как топор.

Соответственно, эффективность работы страдала. Теперь я делаю по-другому:

1) Прихожу на работу на 30 минут раньше – это значительно проще, чем заставлять себя масштабно работать вечером. За это время я хорошенько разгребаю текучку, планирую.

2) Ежедневно на дом, я беру только 1 задачу – которая не требует много времени и серьезных усилий по ее выполнению, но имеет высокий приоритет! Например, изучение как-либо новых формуляров, продуктов и т.д. Это выполняется легко и просто. Все что тяжелей идет на утро. Но таким образом я имею дополнительно в рабочую неделю – 5 гарантировано выполненных задач!

3) Я стал, очень серьезно относиться к приоритетности!!! До некоторых задач я просто не дохожу, потому как с течением времени выясняется что их выполнение не нужно(прежде всего те, которые я сам себе неверно поставил).

4) Еще очень здорово в планировании помогает Outlook, советую прочитать статьи об это на сайте ТМ-сообщества. Например, я так настроил что в ежедневном плане задачи показываются разными цветами: черным – важные, серым – обычные, серебристым – неважные.

Работаете ли вы дома? Используете для планирования Outlook? Напишите мне коммент.

Интересное в блогах:

1. Давыдов сравнил жизнь с компьютерной игрой, очень познавательно.

2. Алекс Левитас рассказал классный "продажнецкий" анекдот

3. Артем Фарьевич, советует как продавать если продукция не пользуется спросом

Главный секрет управления временем и вредные time-привычки

Я не перестаю удивляться, вот к примеру продается «талмуд» какого-нибудь западного автора – за 1500 руб., между тем, полезного и практичного там - нуль. Или вот небольшая книжечка на 250 страниц за 200 руб. - так там каждая мысль крупица мудрости, и секреты эти – больше нигде не встречаются!!! Примером такой суперкниги является издание Дэйва Каля «10 секретов управления временем для торговых агентов». Сегодня я вам расскажу как раз об одной из таких крупиц мудрости, надеюсь вы купите и прочитаете это пособие.

Начнем с того, что подход автора к тайм-менеджменту несколько самобытный. Вот например идея – что prodajniku всегда мешают какие-либо вредные привычки, они стабильно отнимают время, а вот искоренив их – мы время сэкономим.

Что же это за привычки?

• Разговоры на отвлеченные темы с коллегами в офисе

  Тут думаю все понятно, такое часто бывает. Особенно если в коллективе много женщин, кто-то сообщит какую-то новость и начинается обсуждение. Так и подмывает встрять в этот разговор, и высказать свое мнение.

• Отсутствие плана на день

  Приходим с утра в офис, пока составим план, пока еще что-то...или не составим вовсе, а время утекает

• Чтение газет, инет-форумов, просмотр сайтов, ICQ

  Я вот за собой замечал, если я больше 30 минут лазаю в интернете не по делу, переключиться на рабочий лад, потом ох как сложно.

• Попытка все сделать самому вместо того чтобы положиться на помощников

Очень важный пункт – он же один из величайших секретов, как все успевать. Можно делегировать часть своих обязанностей и принимать помощь от коллег. Конечно, в российских реалиях – надо быть особенно осторожным, но именно здесь кроется огромный потенциал экономии времени. Есть специальные методики анализа и делегирования, но в этом посте их раскрыть невозможно. И на мой взгляд именно это и является высшем мастерством тайм-менеджмента.

• Долгое распитие кофе и перекуры

  Самый распространенный тайм-киллер, для меня эта проблема стоит особо остро. В последнее время вообще стараюсь пить кофе только дома, а при появлении в офисе – сразу включаться в работу. Хотя конечно, кто-то именно так и настраивается на работу, но все же.

Список таких привычек можно продолжать бесконечно, у каждого могут найтись еще масса, это к примеру самоличная доставка документов в офис клиента(после совершения мелкой продажи, когда это совсем неоправданно), а ведь можно просто использовать почту и т.д.

Что же с ними делать?

1. При помощи хронометража выявлять

2. Заменять это действие на полезное

Пример: Длительные перерывы на кофе и треп с коллегами – путем анализа нашел эту вредную привычку. Но ритмичный отдых обязательно нужен! Вместо этого – плеер в уши и прогулка в парке около офиса 10-15 минут. Либо звонок любому клиенту, которого нет в плановом обзвоне, чтобы узнать что у него нового и как дела.

Вообще, конечно у Каля очень жесткий подход и есть спорные моменты-американизмы, поэтому обязательно так же рекомендую прочитать «Тайм-драйв» Глеба Архангельского.

И вот еще пару секретов:

• Желательно до обеда не появляться в офисе, как правило с утра лучше ездить по встречам! Почему-то так получается, что успеваешь значительно больше. Лично проверял, и практикую.

• Ну и вообще, чем реже появляешься в офисе – тем лучше. Я как-то заметил, что даже когда я совершаю холодные звонки из дома – время на них уходит значительно меньше! А все просто – меньше раздражителей и тайм-киллеров. Когда человек, находится в обстановке без раздражителей, он более сосредоточен.

Определите области/направления/части своей работы

Сегодня поговорим немного про прикладной тайм-менеджмент. Я не буду пересказывать классические приемы. Сначала, я вам сразу порекомендую книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв»(более подробный обзор ее будет позже), а теперь давайте перейдем к тому, что я хочу рассмотреть. Почему-то сам, к этому я пришел не сразу...

Как я уже писал, я много читаю, и в том числе изучал основы тайм-менеджмента, но не так давно, для меня выкристаллизовались и стали понятны области моей работы, и как на них возможно распределять время. Вероятно у каждого prodajnika – эти области могут немного отличаться, но в целом – мою работу можно поделить на следующие части:

1. Поиск, заключение сделки - 60% (из них - 40% - клиентская база, 20% - поиск новых)

• - Обзвон
• - Встречи
• - Переговоры
• - Заключение сделки

2. Обслуживание сделки - 20%

• - Разработка и подгонка услуг
• - Заявки, договора
• - Утверждение у клиента

3. Сопровождение сделки - 20%

• - Отчетные документы
• - Контроль оплаты
• - Работа с дебиторской задолженностью

Это то, на что в течение дня я использую свое время – после работы и выходных – появляются другие части, но сейчас их рассматривать не будем. Таким образом - вот она структура. Все действия совершаемые мной можно отнести к какой либо части из списка.

Эти данные я получил при помощи ведения хронометража(про это у Архангельского как раз – http://www.improvement.ru) и записей в своей CRM-системе.

Так же вы видите, что там указанно время в % - это примерное мое распределение на эти области. Заключение сделки – 60%, обслуживание – 20%, сопровождение – 20%. Это несколько кривовато: обслуживание и сопровождение – почти рядом находятся. Но в этом именно специфика моей работы. Я могу по-разному, соотносить время, в разных пропорциях. Действовать довольно гибко. Между областями, так же можно расставлять приоритеты, по срочности, важности и пр.(это как раз можно найти в классических теориях). Поэтому, я предлагаю вам:

1. Определить эти области путем наблюдения за вашими действиями и учета вашего времени.

2. Затем уже планировать ваше время, расставлять приоритеты и пр.

Очень важно иметь такой список у себя перед глазами. Например: вы бросились заключать новую сделку, а вот обслуживание постоянного клиента – упустили из вида, или даже приоритет на него не поставили. И конечно, очень обидно если вы заключите новую сделку на 100000 руб., а при работе с постоянным потеряете 500000 руб. Надеюсь вы понимаете о чем я.

И еще, самая распространенная ошибка новичков – по 3-4 встречи с разницей в 20 мин. Желательно, чтобы между встречами были гибкие промежутки, да и вообще например 30-40% ежедневного рабочего времени – лучше никак не планировать - это будет резерв для наших непредсказуемых приключений. Если есть какие соображения, пишите. =)